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政府与公用行业文档管理解决方案


一、方案概述
    传统文档管理普通存在着如下问题:
    1) 文档编目流程繁琐低效、整理时间冗长
    2) 文档存放次序较易被打乱
    3) 文档查阅耗时长
    4) 文档的盘点操作不科学
    5) 对失效文档的管理滞后
    鉴于这种现状,文档管理的技术升级与改造迫在眉睫。作为新一代物料跟踪与信息识别的RFID技术的快速发展给文档管理的自动化、智能化带来了可能性,具有其他方式无可比拟的优越性。

二、系统主要功能特点
    利用RFID技术建立智能文档管理系统,让实体文档与电子标签进行关联,并通过与指纹识别系统的集成,自动实现文档实体的自动借阅和归还。
    系统的主要功能特点如下:
    1) 先进的RFID管理方式。让一个RFID 标签代表一个实体文档,再通过对RFID标签的管理完成对文档的处理流程。
    2) 文档借阅、归还自动处理。通过智能书架自动识别文档的借阅和归还,完全不需要管理人员的干预,系统自动完成。
    3) 文档的批量处理。智能书架可以同时管理几十份以上的文档,可以同时处理几十份以上文档的借阅与归还。
    4) 与指纹系统集成。系统与指纹识别系统集成,自动确定借阅人和归还人。
    5) 操作简单,减轻管理人员的工作。与其他系统相比,操作相当简单。录入基础资料后,系统几乎不需要人工处理,就可以得到文档的操作记录。
    6) 盘点操作快捷、方便。系统随时可以进行盘点操作。自动进行当前实际文档与系统登记文档的比对。避免人为操作的失误。

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